Законодательное регулирование
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает случаи, в которых работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработной платы. Один из таких случаев — смерть близкого родственника. Отказ в предоставлении такого отпуска не допускается.
Норма закреплена в статье 128 ТК РФ. Согласно её положениям, работник вправе получить отпуск за свой счёт в связи с семейными обстоятельствами, к которым прямо отнесена утрата близкого. Закон не даёт работодателю права оценивать обоснованность просьбы — требование подлежит безусловному удовлетворению.
Кто считается близким родственником
Перечень близких родственников в трудовом законодательстве отсутствует. Правоприменительная практика ориентируется на нормы Семейного кодекса РФ. В круг близких входят супруги, родители и дети, в том числе усыновлённые, полнородные и неполнородные братья и сёстры, дедушки, бабушки и внуки.
Судебные решения при рассмотрении споров нередко трактуют понятие расширительно — в пользу работника. Принимаются во внимание фактические семейные связи. Для минимизации конфликтов кадровым службам рекомендуется придерживаться перечня из Семейного кодекса, если иное не определено локальными актами организации.
Продолжительность отпуска
Максимальная длительность отпуска без содержания по рассматриваемому основанию составляет пять календарных дней. Отсчёт ведётся с даты, указанной в заявлении работника. Стороны вправе договориться об увеличении количества дней — закон не запрещает более продолжительный отдых при согласии нанимателя.
Если сотруднику требуется больше времени, работодатель может оформить дополнительный отпуск той же категории или иной вид освобождения от работы. Обязанность сохранять за гражданином место на период отсутствия действует в пределах установленной законом продолжительности.
Порядок оформления
Основанием для издания приказа служит письменное заявление работника. К документу прилагается копия свидетельства о смерти либо иной документ, подтверждающий факт кончины родственника. Работодатель не вправе требовать иные доказательства родства, однако предоставление соответствующих бумаг помогает избежать разногласий.
После получения заявления кадровая служба готовит приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Ознакомление сотрудника с приказом под подпись обязательно. Отказ в приёме заявления или невнесение дней в табель учёта рабочего времени могут быть расценены как нарушение трудовых прав.
Оплата и налоговые аспекты
Отпуск за свой счёт не предполагает начисления заработной платы или сохранения среднего заработка. Денежные выплаты за эти дни не производятся, следовательно, объект обложения налогом на доходы физических лиц отсутствует.
Наниматель по собственной инициативе может оказать сотруднику материальную помощь в связи с потерей близкого. Суммы единовременной выплаты, произведённой по данному основанию, освобождаются от НДФЛ в полном объёме согласно абзацу второму пункта 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Страховые взносы на такую помощь также не начисляются при её классификации как единовременной материальной поддержки работнику в связи со смертью члена его семьи.