Суть инициативы
Кабинет министров наметил план перевода ключевых процессов охраны труда в цифровой формат. В первую очередь изменения коснутся процедуры проведения инструктажей с персоналом — одного из наиболее документоемких элементов системы безопасности на производстве и в офисах. Замысел предполагает отказ от бумажных журналов и личных росписей с заменой их на юридически значимые электронные аналоги.
Конкретные этапы и даты реализации пока не утверждены. Имеющийся вектор на цифровизацию коррелирует с общей тенденцией последних лет, когда в нормативное поле поэтапно вводились электронная трудовая книжка, электронный листок нетрудоспособности и эксперимент по электронному кадровому документообороту.
Текущий порядок инструктирования работников
Действующее законодательство обязывает работодателей проводить несколько видов инструктажей, включая вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой. Каждый из них сопровождается записью в специальном журнале с указанием даты, подписью инструктируемого и лица, проводившего инструктаж. Хранение подобных журналов требуется в течение длительного времени, а проверка со стороны контролирующих органов может выявить нарушения даже в виде отсутствия одной подписи.
При значительной численности персонала, особенно в организациях с высокой текучестью кадров или разветвленной филиальной сетью, администрирование бумажных регистров требует ощутимых трудозатрат. Часть бизнеса уже на добровольной основе использует внутренние электронные системы учета инструктажей, однако юридическую силу таким записям придаёт только параллельное заполнение бумажного оригинала.
Значение для работодателей и работников
Перевод процедур в электронную плоскость способен сократить издержки на приобретение и хранение бумажных носителей, а также упростить сам процесс фиксации факта проведения инструктажа. Для субъектов малого и среднего предпринимательства, включая индивидуальных предпринимателей с наёмными сотрудниками, подобное упрощение документооборота особенно актуально, поскольку позволяет снизить административную нагрузку при сохранении норм безопасности труда.
Работникам электронный формат может дать прозрачный доступ к собственным данным об обучении и прохождении инструктажей. В то же время внедрение потребует от организаторов процессов обеспечения технической возможности применения усиленных квалифицированных электронных подписей, либо иного механизма идентификации, признаваемого в нормативном поле.
Контекст цифровизации трудового законодательства
План, намеченный кабмином, продолжает серию шагов по переводу кадровых и смежных процессов на безбумажные рельсы. Ранее были реализованы проекты по внедрению электронной трудовой книжки и электронного больничного, что создало инфраструктуру для дальнейших изменений. Эксперимент по электронному кадровому документообороту расширил перечень документов, которые допустимо вести исключительно в цифровом виде.
Охрана труда, будучи смежной дисциплиной, долгое время оставалась в преимущественно бумажном поле, однако вектор, заданный правительством, обозначает включение данной сферы в общий тренд на цифровую зрелость государственного и корпоративного документирования. Официальные подробности относительно формата, сроков перехода и финализированной дорожной карты пока не представлены.