Электронное ознакомление с СОУТ теперь может проводиться с использованием систем электронного документооборота. При этом установленный законодательством тридцатидневный срок, отсчитываемый с даты утверждения отчета о специальной оценке условий труда, остается неизменным. Такое разъяснение меняет сложившуюся практику подписания бумажных карт и листов ознакомления.
Что такое специальная оценка условий труда
Специальная оценка условий труда, сокращенно СОУТ, представляет собой обязательную для каждого работодателя процедуру. Ее цель — выявить вредные или опасные производственные факторы на рабочих местах. По итогам каждому месту присваивается один из классов условий труда — от оптимального до опасного. Класс влияет на размер дополнительных страховых взносов, гарантии и компенсации работникам.
Результаты СОУТ оформляются отчетом, который утверждает комиссия, созданная внутри организации. Без проведения такой оценки работодатель не вправе считать условия труда безопасными, а сотрудники лишены объективных данных для защиты своих прав.
Порядок ознакомления персонала с итогами СОУТ
Согласно статье 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, работодатель обязан ознакомить каждого работника с результатами СОУТ на его рабочем месте под подпись. Ознакомление должно состояться в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня утверждения отчета. Обычно для этого оформлялись бумажные экземпляры карт специальной оценки или отдельные листы ознакомления.
Работник ставил собственноручную подпись, подтверждая, что он ознакомлен с выявленными факторами, присвоенным классом условий труда и полагающимися гарантиями. Пропуск этого этапа мог повлечь претензии со стороны государственной инспекции труда и считаться нарушением порядка проведения СОУТ.
Особенности электронного ознакомления с СОУТ
Согласно официальной информации, работодатель вправе задействовать системы электронного документооборота для выполнения обязанности по ознакомлению персонала с итогами спецоценки. Электронный формат признается юридически значимым, если применяется усиленная квалифицированная или иная электронная подпись, приравненная к собственноручной в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
Период в 30 календарных дней с момента утверждения отчета сохраняется и для электронной процедуры. Иными словами, цифровизация процесса не продлевает и не сокращает срок, отведенный законодателем. Файл с отчетом и картой конкретного места должен быть передан работнику, а подтверждение об ознакомлении зафиксировано в системе не позднее указанного срока.
Практическое значение использования ЭДО
Возможность электронного ознакомления упрощает взаимодействие с персоналом, который трудится дистанционно или находится на территориально удаленных объектах. Компании сокращают объем бумажного архива, а процедура становится более оперативной. Одновременно с этим сохраняется требование к работодателю обеспечить достоверность и неизменность электронных записей, фиксирующих факт ознакомления каждого сотрудника с результатами СОУТ.
Профильные ведомства обращают внимание, что электронный документооборот не освобождает от обязанности своевременно провести саму специальную оценку. Процедура по-прежнему должна быть завершена до истечения переходных периодов, предусмотренных 426-ФЗ, а результаты введены в Федеральную государственную информационную систему учета.