Что меняется в оформлении перевозочных документов
С 1 сентября 2025 года вступает в силу требование об обязательном электронном формате транспортных накладных и экспедиторских документов. Переход на электронный документооборот затрагивает всех участников грузоперевозок — от отправителей и перевозчиков до получателей грузов.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) представляет собой цифровой аналог бумажного документа, фиксирующего факт заключения договора перевозки. Документ содержит сведения о грузе, маршруте, сторонах сделки и сопровождает товар на всём пути следования. Экспедиторские документы, которые также подлежат переводу в электронный вид, включают поручение экспедитору и экспедиторскую расписку.
Какие документы необходимо оформлять в электронном виде
Требование распространяется на транспортную накладную — основной документ, подтверждающий перевозку груза автомобильным транспортом. Одновременно с ней в электронный формат переводятся экспедиторские документы: поручение экспедитору (оформляется клиентом для организации перевозки) и экспедиторская расписка (подтверждает приём груза экспедитором от отправителя).
Участникам перевозочного процесса потребуется использовать государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Обмен данными происходит через операторов электронного документооборота, аккредитованных Федеральной налоговой службой.
Кого касается новое требование
Обязанность оформлять электронные транспортные накладные с 1 сентября 2025 года распространяется на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих грузовые автомобильные перевозки. В число обязанных участников входят грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы при организации доставки товаров.
Для физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, сохраняется возможность использования бумажных транспортных накладных при заключении договоров перевозки. Однако при взаимодействии с организациями и ИП электронный формат становится обязательным для всех сторон сделки.
Техническая и правовая основа перехода
Внедрение электронных транспортных накладных осуществляется в рамках государственной политики цифровизации документооборота. Правовая база перехода заложена в федеральном законе № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», в который ранее внесли изменения, предусматривающие возможность оформления перевозочных документов в электронной форме.
ГИС ЭПД обеспечивает юридическую значимость электронных документов, их хранение и передачу между участниками. Система интегрирована с информационными ресурсами ФНС, что позволяет налоговым органам получать данные о перевозках в автоматическом режиме. Для подключения к системе организации заключают договор с одним из аккредитованных операторов электронного документооборота и настраивают внутренние учётные процессы.
Переход на электронные транспортные накладные направлен на сокращение бумажного документооборота, ускорение обмена данными между контрагентами и снижение издержек, связанных с обработкой и хранением бумажных документов.